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智域解析——定崗定編的工具與方法

  • 分類:智域觀點
  • 作者:
  • 來源:
  • 發布時間:2020-05-01 14:24
  • 訪問量:

【概要描述】本文是智域咨詢對定崗定編的工具與方法

智域解析——定崗定編的工具與方法

【概要描述】本文是智域咨詢對定崗定編的工具與方法

  • 分類:智域觀點
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定崗定編是企業管理中的一項基本工作。

定崗:是指明確企業(組織)所需要的崗位。

定編:是指明確企業(組織)需要多少適合企業發展的個人。

定責:包括部門職責及崗位職責兩項內容(定崗定編之前需要定責)。

定員:是在定編基礎上,嚴格按編制數額和崗位的質量要求,為企業每個崗位配備合格的人員(定崗定編之后需要定員)。

定編的價值在于能使得公司人崗匹配合理,促進管理規范與效率提升,幫助企業建立合理的工作定額與報酬制度,使企業運轉速度平衡,改善工作設計與環境。

 

一、定崗分析的工具與方法

(一)組織職能分解

1、部門職能的分析與改進:

(1)方法一:組織管控分析

 

(2)方法二:PDCA法

PDCA法——即“計劃(Plan)、執行(Do)、檢查(Check)、處理(Act)”。采取“縱向分級、橫向分解”。從兩個維度進行全面梳理的方式,細化、完善部門職能。橫向上將每一塊職能按照工作性質分層進行細化描述,使各項職能具體化、可操作。縱向上將部門職能分解為彼此相對獨立而又相互連續的職能模塊。可以利用PDCA方法,對部門之間的交叉職能進行分工。

(3)方法三:流程梳理法

如在某工程公司管理流程中的分工,按照工程管理流程,將各部門的業務職能進行界定與歸集,如下圖所示:

(4)方法四:理論職能對比法

理論職能對比法即按照業務發展的主要理論職能進行補位。發現公司缺失的部分職能,并進行補足。以現代化的市場營銷體系為例:

2、部門職能的崗位分解應遵循的原則

(1)崗位目標與部門職能一致:崗位設置符合組織職能及流程目標的要求,且職責明確清晰。

(2)崗位劃分依據合理:崗位劃分依據合理、清晰。

(3)崗位工作結構合理:崗位主要工作一般應以部門主要職能、最好按照固定的流程展開,減少臨時性、階段性和突發性的工作。

(4)兼容原則:相似的職責和崗位合并,追求團隊合作目標,提高效率,降低成本。

(5)崗位數量適度:崗位設置以崗位數最少為原則,減少重復崗位的設置。

(6)內控原則:崗位設置與分工要考慮控制原則、必要的職責分離以及橫向與縱向相互監督制約關系。

(7)崗位工作量飽滿且分布合理:崗位工作量應達到飽滿或基本飽滿,且盡量將工作均勻分布在正常工作日內,減少工作的波峰和波谷的發生。

(8)專業化分工原則:崗位按專業分工,有利于人員的專業發展。

通過部門職能與崗位職責分析矩陣檢查部門職能分解情況,具體如下圖所示:

 

(二)崗位工作結構與工作量分析

1、首先將崗位工作劃分兩大類:一類是日常性的處室職能工作,一類是階段性的項目。

2、對日常性的工作按照以下內容展開分析:工作對象、內容、發生頻率(或次數)、單位工作時間,全年工作量,工作量飽滿度。

3、對階段性工作的分析內容:工作內容、項目周期、工作量發生的特點。

4、選用以下指標和標準進行評價:崗位工作內容:工作內容要與崗位目標相匹配,崗位目標應與組織的關鍵職能相匹配。

(1)崗位工作結構比:日常性工作量/總工作量%,比值在50%以上,說明崗位設置依據充分;

(2)崗位工作量飽滿度:崗位年實際工作量/年有效工作日(251天)%;飽滿度達到50%以上時,說明崗位工作量飽滿;

(3)崗位工作分布強度:持續每天工作時間在10小時以上,且這樣的工作日占全年有效時間的30%以上,應認為工作強度分布不均。

5、根據崗位分工,對崗位的工作結構、工作量等進行判定,提出崗位與編制設置與調整的建議。

 

二、定編分析的工具與方法

1、以企業經營目標為中心,科學、合理地進行定編

企業定編工作,就是要合理地確定各類人員的數量以及它們之間的比例關系。其依據是計劃期內的企業目標業務量和各類人員的工作效率。

所謂科學,就是要符合人力資源管理的一般規律,做到“精簡有效”,在保證工作需要的前提下,與同行業標準或條件相同的企業所確立的標準相比較,要能體現出組織機構精干、用人相對較少、勞動生產率相對較高的特點。

所謂合理,就是要從企業的實際出發,結合本企業的技術、管理水平和員工素質,考慮到提高勞動生產率和員工潛力的可能性來確定定員數。

 

2、企業各類人員的比例關系要協調

正確處理企業直接與非直接經營人員的比例關系;

正確處理直接與非直接經營人員內部各種崗位之間的比例關系;

合理安排管理人員與全部員工的比例關系。管理人員占員工總數的比例與企業的業務類型、專業化程度、自動化程度、員工素質、企業文化以及其他一些因素有關。

 

3、進行定編工作時,以專家為主,走專業化道路的原則

定編是一項專業性、技術性強的工作,它涉及到業務技術和經營管理的方方面面。從事這項工作的人,應具備比較高的理論水平和豐富的業務經驗。

 

4、考慮人才儲備

各類業務的特點和市場供給特點決定的人員培養周期,例如專業分析人員培養周期較長,需要在較低層次上有較多的儲備。

 

5、要關注各類人員的市場獲取成本

例如,技術研發高層次人員的市場獲取成本較高,如果根據企業經營戰略,研發不作為企業的核心能力來建設,則可以減少研發高層次人員的編制。

 

6、不惟方法,強調有效性

職位定編很難用一套科學的公式,計算精準的人數。方法固然重要,但有效性是定編工作的核心檢驗因素。企業缺乏基礎的管理數據,定編工作缺少參照系,缺少數據的積累,更談不上數據分析。

 

智域在為企業服務的過程中遵循的定編工作原則一直是“具體問題具體分析”,常用方法如下圖:

 

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